mejorando las reuniones de trabajo

Por reuniones de trabajo entendemos tanto las que tenemos en nuestro empleo, como también en otras organizaciones, sean profesionales, sociales, benéficas, etc.
Muchas veces las reuniones toman destinos inesperados o el temario es confuso, cuando no también, la capacidad de la sala se torna insuficiente o los celulares interrumpen cada cinco minutos.

Luego de batallar mucho tiempo con esto, se me ocurrió escribir algunas pocas instrucciones que orientan en el armado de las reuniones, para que redunden en beneficios de todos los asistentes, tanto líderes de equipos como sus integrantes juniors.

Armado de la reunión

• Motivo: asunto central a comunicar o discutir o resolver. Informar o decidir algo.
• Objetivo: el objetivo central
• Recurrencia: es una reunión recurrente o puntual en el tiempo
• Reserva del lugar: con la debida antelación, reservar una sala apta para la cantidad de asistentes.
• Recursos de la sala: preveer líneas de teléfono si se requiere conferencia durante la reunión (o si es una reunión de conferencia), como también pizarra y proyector de video.
• Comunicar a los asistentes enviando la agenda del encuentro.

Al momento de la reunión

• Encuentro previo: 10 minutos antes de la hora fijada de comienzo
• Tolerancia: 5 minutos posterior a la hora fijada de comienzo
• Celulares y pagers: silenciarlos o apagarlos. En reuniones de alto nivel, los celulares quedan fuera de la sala de reunión en manos del asistente, quien interrumpe ante casos de extrema necesidad.
• Es recomendable que la sala esté con baja temperatura, a fin de evitar la somnoliencia.
  
• Reservar un espacio de la reunión para las consultas, en lo posible al final.
• La atención máxima de una persona es de 50 minutos. Considerar las pausas en función de ello.
• Manejar bien la variación tonos de voz a fin de evitar la somnoliencia.

¿Qué preguntarse antes de comenzar?

• ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mí y para el equipo) este encuentro?
• ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión?
• ¿Por qué son estos resultados importantes para mí (para nosotros)?
• ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?

¿Qué preguntarse antes de finalizar?

• ¿Qué tareas me he comprometido a hacer, para cuándo y para entregar a quien?
• ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
• ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación entre las personas, y a mi estado de ánimo)?

Por último, a quien y cuándo debo entregar resultados de la reunión realizada.